Днешният урок е посветен на един от най-важните модели в управлението на проекти, известен още като „железният
триъгълник" или модел на тройната константа.
Успехът на проекта зависи от това дали постига първоначално заложените цели,
дали се изпълнява в срок и в рамките на предварително планирания за него бюджет.
Качеството на проекта изисква балансиране между три взаимнозависими променливи.
Това са обхватът, времето и бюджетът.
Ако променим една от тях, другите също трябва да се адаптират.
Обхватът, времето и бюджетът са трите основни елемента на железния триъгълник.
Обхватът на проекта представлява обобщено описание на това, което трябва да бъде постигнато чрез неговото
изпълнение – включително крайните цели, основните задачи и очакваните резултати.
Той очертава границите на проекта – какви дейности ще бъдат включени и какво ще остане извън неговия
периметър.
Колкото по-прецизно е дефиниран обхватът в началната фаза на проекта, толкова по-ефективно може да бъде
неговото изпълнение и контрол по-късно.
Времето е втората променлива в железния триъгълник.
Проектите се реализират в конкретен времеви хоризонт, който най-често е предварително зададен от финансиращата
институция или от организацията, която изпълнява проекта.
Спазването на сроковете е критично, особено при проекти, финансирани от Европейския съюз или други публични
организации, където всяко забавяне в изпълнението на дейностите може да доведе до сериозни последици –
включително финансови корекции или дори прекратяване на проекта.
Затова ефективното управление на времето изисква внимателно и реалистично планиране, наблюдение, анализ
и корекция.
Бюджетът е третата променлива на железния триъгълник.
Бюджетът остойностява всички необходими ресурси – човешки, материални, технологични.
В европейските проекти той е строго регламентиран и подлежи на мониторинг и отчетност.
Това означава, че всеки разход трябва да бъде предварително планиран, обоснован и надлежно документиран.
Неспазването на бюджетните правила може да доведе до финансови санкции или отхвърляне на разходите от
финансиращия орган.
Освен класическия модел, Вайсоки добавя още три ключови компонента към железния триъгълник: качество, риск
и ресурси.
Качеството се отнася както до продукта, така и до процеса по управлението.
То е в центъра на триъгълника, защото се влияе от всяка една от променливите: време, цена и обхват.
Рискът заема периферията на модела – защото всяка промяна на времето, ресурсите или цената увеличава
вероятността за неговото възникване.
Ресурсите – човешки, материални и организационни – са изрично включени като основа на триъгълника, защото
реализацията на проекта зависи не само от планираното време и разходи, но и от наличността и капацитета
на екипа и инфраструктурата.
Но нека да видим какво гарантира успеха на нашия проект.
За да бъде един проект успешен, обхватът, времето и бюджетът трябва да са в баланс.
Често още в началото се правят грешки,
които поставят проекта в риск.
Ако обхватът е нереалистичен, проектът може да включва твърде много цели и задачи.
Екипът се претоварва и фокусът се губи.
Възникват забавяния и проблеми с качеството.
Ако времето е недостатъчно, задачите се изпълняват прибързано.
Това увеличава риска от грешки.
Ако ресурсите са подценени – няма достатъчно хора, пари или технологии – проектът може да не бъде завършен.
В тези ситуации трябва да се направи компромис.
Кой от трите елемента може да бъде променен без да застраши проекта?
Може да се намали обхватът – да отпаднат по-маловажни дейности.
Да се потърси допълнителен ресурс или финансиране.
Може да се удължи времето.
Важно е компромисът да се направи там, където щетите ще бъдат най-малки.
Именно в това се състои същността на управлението на проектните ограничения.
Железният триъгълник е основата на ефективното управление на проекти.
Той ни помага да балансираме между желаното и възможното.
Изводът е, че трябва да се планира внимателно.
Така ще избегнете най-често допусканите грешки.
Добре управляваният баланс между обхват, време и ресурси увеличава шансовете за реален, измерим успех.
Благодарим ви за вниманието.