В днешния урок ще разгледаме как се формулират дейностите на един проект.
Именно чрез тях се реализират целите и се постига планираният ефект.
Те дават конкретен отговор на въпроса „Как ще постигнем желаните резултати?"
и включват всички практически стъпки, които ще бъдат предприети.
На първо място е важно дейностите на нашия проект да са логически свързани със специфичните му цели
и на второ, да водят към постигането на конкретни измерими резултати.
Например, ако целта е да се повиши предприемаческата активност сред младежи, съответната дейност може да
включва „Провеждане на обучение по предприемачество".
На трето място,
за да изпълним дейностите ефективно, е важно да съставим ясен план за действие.
Дейностите полагат основата на графиците, ресурсите и контрола на проекта.
Дейностите в един проект могат да бъдат самостоятелни,
или да се групират в работни пакети, които съответстват на проектните цели.
Това зависи от сложността на един проект и от ресурсите, които изисква.
Също така, тяхната формулировка трябва да бъде съобразена с насоките за кандидатсване по процедурата, която
предоставя финансирането.
Затова е важно да се запознаете с тях добре, още преди да започнете с подготовката на проекта.
Изискването е дейностите да бъдат специфични, измерими, реалистични и свързани с конкретен отговорник.
Всяка дейност трябва да отговаря на шест ключови въпроса:
На първо място, какво трябва да се направи?
Защо е важно?
Как ще се изпълни?
Колко време ще отнеме и какви ресурси изисква?
Къде ще се случи?
И кой ще отговаря за нейното изпълнение.
Отговорите на тези въпроси гарантират яснота, планиране и ефективност.
Дейностите в проекта не са изолирани една от друга.
Изпълнението на една дейност често зависи от друга.
Например, не можем да тестваме софтуер, преди да сме го разработили.
Разбирането и управляването на тези зависимости е критично за доброто изпълнение на графика и постигането
на резултати навреме.
С други думи - дейностите са взаимосвързани.
Забавяне или провал в една дейност може да предизвика негативен ефект върху целия проект.
За да избегнем това, използваме диаграми на зависимости, наблюдаваме и контролираме изпълнението на всяка дейност
и разпределяме ресурсите по подходящ начин.
Подобен тип действия гарантират качеството на проекта.
Проследяването на зависимостите е част от управлението на риска.
Нека да видим как дейностите зависят една от друга в един проект за обучение по дигитални умения.
Първата дейност в проекта е отправна точка, като след нея се изграждат всички останали.
Съдържанието на учебните материали зависи от резултатите от проведеното проучване на нуждите от обучение.
Обучителните семинари и изработването на платформата зависят от проведеното проучване по първата дейност
и изработването на учебните материали по втората дейност.
Виждаме, че петата дейност няма как да се случи без завършване на всички преди нея, което е типичен пример
за комплексна зависимост.
Основните типове зависимости са четири.
Край, начало, при която дадена дейност може да започне едва след приключването на друга.
Край, край, когато две задачи трябва да приключат едновременно.
Начало, начало, когато дейностите стартират паралелно.
И начало, край, която се среща по-рядко, но също е възможна, когато една дейност може да приключи едва
след започването на друга.
Тези зависимости се използват в диаграми на Гант и мрежови графици.
Сега нека да продължим с ресурсите.
Всяка дейност е обвързана с ресурси, които трябва да бъдат описани и добре обосновани още при подготовката
на проекта.
За да бъде успешно изпълнена, дейността трябва да разполага с тях.
Ресурсите могат да бъдат технически, финансови, човешки, логистични, строителни, и други.
Липсата на планирани ресурси води до риск от провал или забавяне.
Ето защо, връзката между дейност и ресурс трябва да е ясно документирана и обоснована още при подготовката
на проектното предложение.
Нека изясним видовете ресурси.
На първо място, това са техническите ресурси, които могат да включват платформи, оборудване, софтуер или
други инструменти, необходими за изпълнение на конкретни задачи.
След това идват финансовите ресурси.
Те обхващат целия бюджет, включително заплати, възнаграждения, разходи за ремонт, доставки и услуги.
На трето място са човешките ресурси.
Това са хората, които изпълняват дейности като експерти, координатори и обучители.
Четвърти тип са логистичните ресурси.
Те осигуряват транспорт, комуникация, подходящи помещения и техническа поддръжка.
И не на последно място, строителните ресурси.
Те се включват в строителни, инвестиционни, или инфраструктурни проекти и обхващат материали, техника и строителни
екипи.
Повечето от програмите на Европейския съюз изискват включването на определени дейности в проекта, като
управление, публичност, оценка и мониторинг.
Често те са задължителен елемент от проектите и носят тежест в оценката.
Тяхното добро планиране демонстрира капацитет и сериозност.
Например всеки бенефициер на европейско финансиране е длъжен да осигури публичност на проекта.
Това означава да предложи мерки за популяризиране на ролята и финансовия принос на Европейския съюз,
както и да направи информацията за операциите и програмите достъпна за широката общественост.
Тези мерки не се отнасят само до целевите групи.
Те са насочени към обществото като цяло.
Начините за популяризиране трябва да бъдат представени подробно в проектното предложение.
Неспазването на изискванията за публичност може да доведе до финансови санкции.
Обикновено разпоредбите се съдържат в приложенията към пакета за кандидатстване, в договора за безвъзмездна
помощ или в специални ръководства.
Целта е ясна – гарантиране на прозрачност на европейското финансиране и видимост на постигнатите резултати.
Често се изисква и описание на мерките за мултиплициране на резултатите сред други заинтересовани страни.
Ето защо, преди да започнете комуникационните дейности по проекта, трябва внимателно да се запознаете с насоките
за визуална идентичност, които всяка програма на Европейския съюз предоставя.
В тях се описва как да изглеждат публикациите, материалите и визуалната комуникация.
Обикновено това включва точни изисквания за използване на логото на Европейския съюз, логото на програмата,
определени цветове, шрифтове, формулировки и линкове.
Неспазването на тези изисквания може да се третира като неспазване на договора.
Важно при управлението на проекти е използването на инструмента "логическа рамка".
Този инструмент осигурява логическа, последователна и измерима структура на нашия проект.
Логическата рамка представлява таблица с четири реда и четири колони.
Тя е сбит и ясен вариант на целия ни проект.
Матрицата представя на едно място основните елементи на проекта.
Също така, тя демонстрира визуално въпросите, които нашият проект си поставя, и как отговаря на тях.
Какво искаме да постигнем,
как ще го направим,
как ще измерим успеха,
и от какво зависи реализацията на проектните дейности.
Всеки ред представя различно ниво на проектната логика, от общата визия, до конкретните дейности.
Всяка колона дава информация как ще се измерва успехът, какво го потвърждава и какви са ключовите външни фактори
за успех.
Източниците на проверка в логическата рамка са начинът, по който доказваме, че даден резултат е постигнат.
С други думи, ако твърдим, че десет души са преминали обучение, трябва да представим надеждни доказателства
за това.
Това могат да бъдат присъствени списъци, сертификати за участие, формуляри за обратна връзка, снимки от
събития, административни или цифрови бази данни.
Важно е тези източници да са лесно достъпни, точни и съхранени по начин, който позволява проверка от
външни страни,
включително одитори или представители на финансиращия орган.
Добре подбраните източници на проверка не само защитават проекта ви при оценка, но и демонстрират прозрачност
и професионализъм.
Ето защо още при планирането на дейностите е важно да предвидите как ще събирате и съхранявате нужните
данни.
Предпоставките и рисковете в логическата рамка са външните фактори, които не можем да контролираме напълно,
но които оказват силно влияние върху успеха на проекта.
Те са свързани с възможностите и заплахите, които сме определили в SWOT анализа на нашия проект.
Това са условията в средата, в която работим – например, дали целевата група ще прояви интерес, дали ще имаме
навременна подкрепа от местната администрация, или дали ще можем да намерим подходящи лектори и експерти.
Ако една ключова предпоставка не се изпълни, като например активното участие на младежи в обученията,
дори най-добрият проектен дизайн може да се окаже неефективен.
Затова ощe при планирането трябва да се отбележат потенциалните рискове и да се обмислят възможни мерки
за справяне.
Логическата рамка не е само инструмент, който ни помага да планираме по-добре, но и да постигнем реално въздействие
върху целевите групи чрез нашия проект.
Благодарим ви за вниманието!