В днешния урок ще разгледаме какво трябва да знаем за управлението на проекта.
Управлението е процес, който обединява поредица от дейности за планиране, организиране, наблюдение и
контрол.
Според дефиниция на PMI, управлението на проекти е прилагане на знания, умения, инструменти и техники
за постигане на целите на проекта.
Робърт Вайсоки подчертава, че това е цялостна система, която обхваща бизнес контекста, хората и външните
партньори.
Вайсоки предлага матрица за избор на управленски подход, основана на два ключови фактора.
На първо място -
колко ясно е формулирана целта.
И на второ -
колко ясно е самото решение или пътят до него.
Когато целта и решението са ясни, използваме традиционен подход.
Това са класическите, линейни проекти с ясна структура.
Ако целта е ясна, но решението не е, тогава подхождаме гъвкаво.
Такъв е подходът при IT разработки или иновации.
Когато и двете са неясни, тогава прилагаме екстремен подход.
Той е приложим за иновативни или изследователски проекти, където всичко се открива в движение.
Ако целта не е напълно дефинирана, но има решение, тогава се използва подходът Emertxe (обратното на
eкстремен), който е подходящ за адаптиране на вече съществуващи решения към нови пазари или контексти.
Традиционният модел за управление на проекти се използва тогава, когато както целта, така и решението за нейното
постигане са ясно дефинирани.
Известен е още като водопаден модел.
При него процесите следват строго планиране и стриктен контрол на всяка фаза от изпълнението.
Този модел е особено подходящ за стабилни, предвидими проекти, каквито са инфраструктурните дейности или
повечето от проектите, финансирани със средства от Европейския съюз.
В тези случаи е важно да се спазват предварително зададените параметри и срокове, което прави традиционния
подход най-подходящ избор.
Например, при строеж на храм целта на проекта е конкретна: изграждане на стабилна и безопасна конструкция.
Решението също е познато.
Инженерите използват вече известни методи, етапи и строителни техники.
Процесът следва линейна последователност, като проучване, проектиране, разрешителни, строителство и пускане
в експлоатация.
В този контекст, предварителното планиране и строгият контрол във всяка фаза са решаващи за успеха на проекта.
Гъвкавият, или агилният подход се използва, когато знаем какво искаме да постигнем, но не знаем точно
как.
Например, една компания иска да създаде мобилно приложение за управление на лични финанси.
Целта е ясна – лесен и удобен инструмент за потребителите.
Но решението – дизайнът, функциите и потребителското изживяване – ще се изясняват с времето.
Затова екипът използва гъвкавия подход.
Те работят на кратки цикли, наречени спринтове, в които създават малка част от продукта, тестват я с
реални потребители, събират обратна връзка и адаптират следващата стъпка.
Така се изгражда решение, което е все по-близо до реалните нужди.
Гъвкавият подход е идеален за динамични среди, като разработка на софтуер, където изискванията се променят
бързо.
Екстремният подход се прилага в ситуации, в които нито целта, нито решението са напълно ясни.
При него се работи в условия на пълна несигурност.
Затова тук основна роля играят иновациите,
бързите цикли на развитие и непрекъснатото приспособяване към променящите се обстоятелства.
Проектите, управлявани по този начин, често са експериментални и изследват нови възможности.
Такъв тип проекти разчитат на активно сътрудничество с клиента, за да се формира и постигне крайната цел.
Еmertxe подходът се използва, когато решението вече е налично, но целта не е напълно дефинирана.
Тук работата започва от практическо прилагане на познато решение.
Постепенно, в хода на изпълнението, се изяснява и определя целта на проекта.
Този подход е полезен, когато искаме да приложим утвърдена технология или методология в нов контекст
и така да достигнем до конкретна, но първоначално неясна цел.
Хибридният подход комбинира предимствата на традиционното и гъвкавото управление.
Той се прилага при проекти, които имат различни модули или фази.
Някои от тях изискват стриктно планиране и контрол, докато други позволяват повече гъвкавост и адаптация.
Традиционният модел осигурява структура, предвидимост и отчетност, докато гъвкавият компонент позволява
бързи реакции при промени в среда с частична предвидимост и активно участие на заинтересованите страни.
PMI предлага ясна рамка от ключови процеси, които изграждат гръбнака на всяко успешно управление на
проект.
На първо място е изработването на харта на проекта.
Това е документът, който формално дава неговия старт, определя обхвата и отговорностите на екипа.
След това следва планирането и интеграцията.
Това е процес, при който всички проектни планове се събират в една цялостна стратегия за изпълнение.
Следващата стъпка е управление на изпълнението и наблюдение.
Тук се проследява реалното изпълнение на дейностите спрямо плана и се въвеждат корекции при необходимост.
Сред най-важните процеси са и тези по управление на знанията, обхвата на проекта, разходите, качеството,
комуникациите и ресурсите.
Всеки от тях гарантира, че проектът се движи в рамките на целите, бюджета и очакванията.
И накрая, управлението на промените.
Тук попадат и процедурите за официални изменения, които трябва да бъдат одобрени от финансиращия орган.
Изпълнени правилно, тези процеси са основа за успешно управление на всеки сериозен проект.
При проекти, финансирани от Европейския съюз, целта е предварително зададена и е в съответствие с целите
и приоритетите на програмата, която предоставя финансирането.
Управлението обаче изисква балансиран подход, като строг контрол върху бюджета, сроковете и отчетността,
както и известна оперативна гъвкавост при изпълнение на дейности.
Всяка съществена промяна в обхвата, бюджета или графика на проекта преминава през официална процедура за одобрение.
За съжаление, не съществува универсален модел за управление на проекти.
Подходът се избира според контекста.
Познаването на различните видове управление и процеси ни предоставя гъвкавост и възможност да приложим най-подходящия
подход за всяка ситуация.