Здравейте и добре дошли в днешния урок, който е посветен на управленските процеси в един проект.
Управленските процеси включват управлението на обхвата на дейностите на проекта, управлението на натрупаните
знания от предишни проекти, използването на ресурсите и бюджета, мониторингът на качеството, комуникациите,
както и външните възлагания.
Управлението на знанията е ключов процес, който подпомага използването на съществуващ опит, извлечен от предишни
проекти, и същевременно насърчава създаването на ново знание.
Това знание може да бъде както техническо, така и организационно.
Обикновено е свързано с процеси, комуникация, управление на рискове и други аспекти от изпълнението на проекта.
Управлението на знанието гарантира, че уроците, научени по време на текущия проект, се документират и предават
нататък, така че бъдещи екипи да могат да ги използват за подобряване на резултатите.
Целта е не само да се подобри изпълнението на проекта, но и да се натрупа организационно учене, което да
създаде стратегическо предимство за институцията в дългосрочен план.
Управлението на знания следва да бъде интегрирано още в началото на проекта, за да се превърне в естествена
част от работния процес.
Управлението на обхвата на проекта е другият важен компонент на управленските процеси, защото определя
какво точно ще бъде включено в него и какво ще остане извън неговите рамки.
Това обхваща както характеристиките на крайния продукт, така и цялата работа, която трябва да се извърши,
за да бъде той реализиран.
Ако проектът ви е за изграждане на енорийски център, обхватът може да включва конструкцията, инсталацията
на електричеството, фасадата, и обзавеждането, без да е задължително това да обхваща поддръжката след
предаване.
Управлението на обхвата изисква непрекъсната комуникация със заинтересованите страни, валидиране на резултатите
и контрол на всяка промяна.
Важно е да се следи дали извършваната работа отговаря на предварително поставените цели, за да се гарантира,
че проектът ще приключи успешно и в рамките на договорените условия.
Управлението на разходите е друг елемент от управленските процеси и включва начините за планиране, оценяване,
разпределяне и контролиране на финансовите ресурси на проекта.
Процесът започва с изготвяне на прогнози за необходимите средства,
продължава с тяхното изразходване и завършва с контрол на реалните разходи.
Всяко отклонение от бюджета трябва да бъде идентифицирано навреме и анализирано.
Управлението на разходите включва също така оценка на финансовия риск и прилагане на коригиращи действия
при необходимост.
За проектите с външно финансиране, като тези по европейските програми, прецизното управление на бюджета е задължително
изискване и основен фактор за прозрачност и отчетност.
При проектите, финансирани от Европейския съюз, бюджетът обикновено не може да бъде увеличаван след като бъде
одобрен.
Затова е особено важно още при подготовката на проекта, бюджетът да се планира реалистично и прецизно.
В хода на изпълнението могат да се правят вътрешни преразпределения на средства между различни бюджетни
пера, в случай, че това не застрашава изпълнението на целите и планираните резултати.
Възможно е намаляване на бюджета, когато се реализират икономии или отпаднат определени дейности.
Във всички случаи, всяка промяна трябва да бъде добре аргументирана, одобрена от финансиращия орган и отразена
във финансовите отчети.
Качеството е това, което придава стойност на резултатите от проекта.
Неговото управление включва три основни аспекта.
Това са планирането,
изпълнението
и контролът.
Първоначално трябва да определим какво означава качество за конкретния контекст.
Дали това са технически стандарти, очаквания на целевите групи или вътрешни критерии на организацията.
В процеса на изпълнение следим дали резултатите отговарят на тези критерии.
В края на проекта провеждаме оценка.
Чрез непрекъснато подобрение, събиране на обратна връзка и прилагане на коригиращи мерки, ние гарантираме,
че крайният резултат ще бъде полезен, използваем и устойчив.
Управлението на ресурсите e друг важен компонент от управленските процеси.
То трябва да осигури, че всички необходими елементи са налични и са използвани ефективно.
Това изисква планиране на нуждите, оценка на наличностите, организация на доставките и координация между участниците.
Важно е да бъде направена реалистична преценка колко хора и материали ще бъдат нужни за всяка дейност.
Освен това трябва да се осигури добър екипен дух, чрез развитие и мотивация на членовете на екипа.
Комуникацията е невидимата връзка, която осигурява качественото управление на проекта.
Ефективната комуникация означава навременно предаване на точна, пълна и разбираема информация между всички
участници в него.
Управлението на комуникациите включва създаване на комуникационен план,
избиране на подходящи канали за разпространение на резултатите,
мониторинг и адаптация при нужда.
При европейските проекти има задължителни изисквания за публичност и отчетност, включително използване
на логото на Европейския съюз, както и логото на програмата, която предоставя финансирането, публикуване на информация
за проекта и ясни послания за съфинансирането.
Външните възлагания са друга съществена част от управлението на проекти, финансирани със средства от Европейския
съюз.
Те гарантират, че всички стоки, услуги и строителни дейности, финансирани с публични средства, се възлагат
при спазване на прозрачност, равнопоставеност и ефективност.
Обикновено външни изпълнители се ангажират за дейности, които бенефициерът не може да изпълни самостоятелно
със собствени ресурси или експертиза.
Всяко възлагане трябва да бъде добре обосновано, с ясна необходимост и при спазване на предварително
планирания бюджет.
Още при създаването на проекта дейностите, които ще бъдат възложени на външни изпълнители, трябва да
бъдат ясно дефинирани.
След одобрение, бенефициерът провежда процедури за подбор съгласно изискванията на програмата, националното
и европейското законодателство.
Публичните покани следва да включват ясни критерии за избор и изпълнение на договорите.
Спазването на хоризонталните принципи, като недопускане на дискриминация, равенство на половете и устойчиво
развитие, както и прозрачното разходване на средствата е задължително.
Нарушенията могат да доведат до загуба на финансиране и правни последствия.
Мониторингът и контролът са непрекъснати процеси в рамките на проекта.
Това включва проследяване на напредъка, оценка на изпълнението, идентифициране на отклонения и предприемане
на коригиращи мерки.
Европейските програми изискват междинни и финални доклади, както и финансови отчети.
Използват се индикатори за резултат и въздействие, за да се измери реалното постижение на целите.
Контролът може да бъде осъществен както от ръководителя на проекта, така и от договарящия орган чрез проверки,
посещения на място и одити.
Редовният мониторинг помага да се коригират проблеми навреме и да се гарантира успешното приключване на
проекта.
Финалната и последващата оценка са ключови за устойчивостта и полезността на резултатите.
Техническата и финансовата отчетност са критично важни за всеки проект, финансиран с публични средства.
Техническата отчетност включва документиране на извършените дейности, напредъка по проекта, постигнатите цели
и резултати.
Това се прави чрез междинни и финални технически доклади, придружени от доказателства, като присъствени списъци,
снимки, продукти и други материали.
Финансовата отчетност отразява разходите по проекта и тяхното съответствие с одобрения бюджет.
Всеки разход трябва да бъде подкрепен с оригинални счетоводни документи и да бъде отчетен по прозрачен
и проверим начин.
Често се използват електронни системи за управление на проекти, които улесняват процеса на контрол и верификация.
Неточности или непълни отчети могат да доведат до финансова корекция или връщане на средства.
Ето защо отчетността изисква прецизност, своевременност и пълно съответствие с изискванията на програмата.